LKV M.Rautanen Oy TIETOSUOJASELOSTE
(Henkilötietolain 10 ja 24 §) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja
- REKISTERINPITÄJÄ
LKV M.Rautanen Oy
Vernissakatu 6, 8krs
0676346-3
Rekisteriasioista ja tietosuojasta vastaava henkilö
Toimitusjohtaja, Markku Rautanen
0500 883 732
markku@mrautanen.com
postiosoite: kuten yllä
- REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ
LKV M.Rautanen Oy:n toimeksiantotietokanta, joka koostuu toimeksiantoja koskevasta rekisteristä (jäljempänä erikseen ”Toimeksiantorekisteri”) ja rahanpesun valvontaa koskevasta rekisteristä (jäljempänä erikseen ”Rahanpesurekisteri”), molemmat rekisterit yhdessä ”Tietokanta”.
- HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN KÄYTTÖTARKOITUS JA OIKEUSPERUSTA
Siltä osin kuin Tietokanta sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan henkilötietolakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä.
Tietokannan käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan, kuten myyjä tai vuokranantaja ja toimeksiantajan vastapuolen, kuten ostaja tai vuokralainen, taikka arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän (kaikki yhdessä ”Asiakas”) kanssa.
Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa 4. mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan.
Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa. Kyseisiä tietoja säilytetään erillisenä Rahanpesurekisterinä erikseen rekisterinpitäjän muista rekistereistä ja tiedoista.
Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin perustuva rekisteröintivelvollisuus ylittyy, tai alla mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantorekisterissä olevia henkilötietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin.
Toimeksiantorekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen,
– palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen,
– laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen,
– mainonnan kohdentaminen,
– palveluita koskeva analysointi ja tilastointi,
– asiakasviestintään, markkinointiin ja mainontaan,
– palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen, sekä
– muut vastaavat käyttötarkoitukset.
- HENKILÖREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Toimeksiantorekisterissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- Rekisteröidyn perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli.
- Omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
- Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
- Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- Mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
- Palvelujen muut tapahtumatiedot
- Reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
- Vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
Rahanpesurekisterissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia asiakkaaseen liittyviä tietoja:
– nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
– edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
– oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen;
– oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet;
– oikeushenkilön toimiala;
– tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
– henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä,
– tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot, ja
– Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot.
– ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot.
- TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Toimeksiantorekisterin tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta ja Rahanpesurekisterin tietoja viisi (5) vuotta.
Muut asiakastiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta.
- SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä esimerkiksi asuntoesittelyissä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.
- TIETOJEN LUOVUTUS
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua erilaisten pilvi-palvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa. Kauppahinta- ja kaupan kohteen tietoja luovutetaan lisäksi kiinteistönvälittäjien käyttämään hintaseurantapalveluun, minkä palvelun tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa https://www.hintaseurantapalvelu.fi/kvkl-hsp-tietosuojaseloste-2018.pdf
Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun.
- REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Tietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Tiloissa, joissa tietoja käsitellään ja säilytetään, voi liikkua vain tietojen käyttämiseen oikeutettu henkilökunta.
- REKISTERÖIDYN OIKEUDET
9.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Henkilörekisteriin. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa.
9.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevia Henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.
9.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen; tiedon poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi.
9.4 Menettely oikeuksien käyttämisessä
Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun kohdan 1 mukaisesti.
9.5. Erimielisyydet
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata rekisteröidyn oikaisu- tai muuta pyyntöä.
